Position Title: Protocol Officer in the Office of the Special Representative
Receiving Agency: Gang Suppression Force Secretariat Haiti
P Level: P4
Location: Port au Prince, Haiti
Duration: 18 months (Until Sep, 2027)
Language: French and English fluency required. 

Background

On 30 September 2025, the United Nations Security Council authorized, in resolution 2793 (UNSCR 2793), Member States to transition the deployed Multinational Security Support (MSS) in Haiti to the Gang Suppression Force (GSF), in close cooperation and coordination with the Government of Haiti, for an initial period of twelve months. The UN Security Council has authorized multiple tasks within the GSF mandate.

The United Nations Secretary-General is authorized to establish a UN Support Office in Haiti (UNSOH) to provide comprehensive logistical and operational support to the GSF and to the Haitian National police (HNP) and the Haitian armed forces on any joint operations with the GSF. UNSOH will also provide technical support, through voluntary funding contributions, to the Organization of American States (OAS) SECURE-Haiti project and will provide standard United Nations mission support services to the United Nations Integrated Office in Haiti (BINUH).

The Standing Group of Partners (SGP) has the role of providing, in consultation with the Government of Haiti, high-level strategic direction, oversight, and relevant political decision-making for the GSF as appropriate. The SGP is overall responsible for (a) securing voluntary financial contributions for GSF personnel costs reimbursements; (b) facilitating force (military and police) generation; and (c) providing high level strategic representation and coordination for the GSF.

The SGP shall appoint a Special Representative (SR) who, as in-country head of the GSF, will report to the SGP and provide strategic oversight, representation and coordination for the GSF. The SGP appointed GSF Force Commander shall report to the SR and is responsible for operational command and day-to-day operational decision-making for the uniformed components of the GSF.

The SR is supported by an Office of the SR (the civilian component of the GSF)

Career Experience

The Protocol Officer shall have: a minimum of seven years of progressively responsible experience in protocol, public relations or external relations is required. Work experience in event management or conference management is also required. Work experience in the United Nations system or similar international organizations is desirable, and such experience in a field mission setting is an advantage. An advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in communications, political science, international relations, international economics, law, public administration or other related subject is required. A first-level university degree in combination with qualifying experience may be accepted in lieu of the advanced university degree. Successful completion of both degree and non-degree programs in data analytics, business analytics or data science programs is desirable.

Languages

Fluency in English and French (both oral and written) is required.

Responsibilities of the Protocol Officer

The Protocol Officer reports to the Chief of Staff (CoS) and is based in Port-au-Prince, Haiti. The Protocol Officer acts as a liaison and cultural advisor, ensuring all interactions between the GSF and Haitian authorities, the diplomatic community, visiting high level officials from SGP members, GSF troop and police contributing countries, United Nations system and the OAS are conducted with appropriate decorum, cultural sensitivity, and adherence to international and local regulations.
The Protocol Officer shall be responsible for the following tasks:

• Liaison and Coordination: Acting as initial point of contact and liaison between the GSF senior leadership and government of Haiti counterparts, as well as SGP members, GSF troop and police contributing countries, embassies, the United Nations system and the OASl; and coordinating with other relevant GSF personnel on scheduling of meetings, functions and other protocol-related activities.

• Logistics and Event Management: Planning, coordinating, and executing all official events, ceremonies, meetings, and high-level visits involving dignitaries or GSF leadership. This includes managing schedules, seating arrangements, transportation, and official gifts as appropriate. Working with the Security Adviser to ensure appropriate security arrangements are in place.
• Travel and Administration Support: In coordination with Front Office staff, organizing external official trips for GSF senior leadership, which involves managing accommodation, travel arrangements, and facilitating necessary immigration formalities, visas, and flight clearances. Oversee the administrative aspects of any diplomatic privileges and immunities for eligible GSF staff members. Working with the Security Adviser to ensure appropriate security arrangements are also in place

• Advisory Role and Training: Briefing GSF senior officials and staff on local customs, cultural nuances, traffic rules, diplomatic etiquette, and appropriate conduct to ensure respectful and effective cross-cultural communication.  Providing protocol related advice and training to other GSF members as appropriate.
• Conflict Resolution and Diplomacy: Identifying potential conflicts in interactions and resolving them through diplomacy, maintaining positive relationships with all stakeholders, and handling high-pressure situations with composure and discretion.
• Documentation and Reporting: Maintaining accurate records, updating comprehensive lists of SGP members’ senior officials, GSF troop contributing countries senior officials, United Nations system senior officials, OAS senior officials, diplomatic personnel and government of Haiti senior officials, and preparing official correspondence and reports related to protocol activities. 
• Produce the Protocol Officer function work plan for approval by the CoS.
• Provide data and function related information as requested to inform the GSF budget submission and review process.
• Ensure handover notes are produced to ensure institutional knowledge is passed to replacement or incoming Protocol Officers.

The Protocol Officer may be requested by the CoS to perform other duties, as required.

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Trouverez ci-dessous la description du poste en français. Si vous postulez, veuillez envoyer un CV en anglais.

Contexte

Le 30 septembre 2025, le Conseil de sécurité des Nations Unies a autorisé, dans sa résolution 2793 (RCSNU 2793), les États membres à transformer la Mission multinationale d'appui à la sécurité (MMAS) déployée en Haïti en Force de répression des gangs (FRG), en étroite coopération et coordination avec le gouvernement haïtien, pour une période initiale de douze mois. Le Conseil de sécurité des Nations Unies a autorisé plusieurs tâches dans le cadre du mandat de la FRG.

Le Secrétaire général des Nations Unies est autorisé à créer un Bureau d'appui des Nations Unies en Haïti (UNSOH) afin de fournir un soutien logistique et opérationnel complet à la FRG, à la Police nationale haïtienne (PNH) et aux forces armées haïtiennes pour toute opération conjointe avec la FRG. Le Bureau d'appui des Nations Unies en Haïti fournira également un appui technique, grâce à des contributions financières volontaires, au projet SECURE-Haïti de l'Organisation des États américains (OEA) et fournira des services d'appui standard aux missions des Nations Unies au Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH).

Le Groupe permanent de partenaires (GPP) a pour rôle de fournir, en consultation avec le gouvernement haïtien, une orientation stratégique de haut niveau, une supervision et une prise de décision politique pertinente pour la FRG, selon les besoins. Le GPP est globalement chargé (a) d'obtenir des contributions financières volontaires pour le remboursement des frais de personnel de la FRG ; (b) de faciliter la constitution de forces (militaires et policières) ; et (c) d'assurer une représentation et une coordination stratégiques de haut niveau pour la FRG.

Le GPP nomme un représentant spécial (RS) qui, en tant que chef de la FRG dans le pays, rend compte au GPP et assure la supervision stratégique, la représentation et la coordination de la FRG. Le commandant de la force de la FRG nommé par le GPP rend compte au RS et est responsable du commandement opérationnel et de la prise de décisions opérationnelles quotidiennes pour les composantes en uniforme de la FRG.

Le RS est soutenu par un bureau du RS (la composante civile de la FRG).

Expérience professionnelle

Le chargé du protocole doit avoir au moins sept ans d'expérience à des postes à responsabilités croissantes dans le domaine du protocole, des relations publiques ou des relations extérieures. Une expérience professionnelle dans la gestion d'événements ou de conférences est également requise. Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'organisations internationales similaires est souhaitable, et une expérience dans le cadre d'une mission sur le terrain constitue un atout. Un diplôme universitaire de 2^e cycle (maîtrise ou équivalent) en communication, sciences politiques, relations internationales, économie internationale, droit, administration publique ou dans un autre domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de 1^er cycle combiné à une expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire de 2^e cycle. Il est souhaitable d'avoir suivi avec succès des programmes diplômants et non diplômants en analyse de données, analyse commerciale ou science des données.

Langues

La maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit) est requise.

Responsabilités du Chargé du protocole

Le Chargé du protocole relève au chef de cabinet (CdC) et est basé à Port-au-Prince, en Haïti. Le chargé du protocole agit en tant que liaison et conseiller culturel, veillant à ce que toutes les interactions entre la FRG et les autorités haïtiennes, la communauté diplomatique, les hauts fonctionnaires en visite des membres du GPP, les pays contributeurs de troupes et de forces de police au FRG, le système des Nations unies et l'OEA se déroulent dans le respect des règles de bienséance, de la sensibilité culturelle et des réglementations internationales et locales.

Le chargé du protocole est chargé des tâches suivantes :

• Liaison et coordination : servir de point de contact initial et de liaison entre les hauts responsables de la FRG et leurs homologues du gouvernement haïtien, ainsi que les membres du GPP, les pays contributeurs de troupes et de forces de police au FRG, les ambassades, le système des Nations unies et l'OEA ; et coordonner avec les autres membres concernés du personnel de la FRG le calendrier des réunions, des réceptions et autres activités liées au protocole.

• Logistique et gestion des événements : planifier, coordonner et exécuter tous les événements officiels, cérémonies, réunions et visites de haut niveau impliquant des dignitaires ou des dirigeants de la FRG. Cela comprend la gestion des calendriers, la disposition des sièges, le transport et les cadeaux officiels, le cas échéant. Travailler avec le conseiller à la sécurité pour s'assurer que les mesures de sécurité appropriées sont en place.
• Assistance administrative et de voyagement : en coordination avec le personnel du Service à la clientèle (Front Office), organiser les déplacements officiels à l'étranger des hauts responsables de la FRG, ce qui implique de gérer l'hébergement, les préparatifs de voyage et de faciliter les formalités d'immigration, les visas et les autorisations de vol nécessaires. Superviser les aspects administratifs liés aux privilèges et immunités diplomatiques pour les membres du personnel de la FRG qui y ont droit. Travailler avec le conseiller à la sécurité pour s'assurer que les mesures de sécurité appropriées sont également en place.

• Rôle consultatif et formation : informer les hauts responsables et le personnel de la FRG sur les coutumes locales, les nuances culturelles, les règles de circulation, l'étiquette diplomatique et les comportements appropriés afin de garantir une communication interculturelle respectueuse et efficace. Fournir des conseils et des formations en matière de protocole aux autres membres de la FRG, le cas échéant.
• Résolution des conflits et diplomatie : identifier les conflits potentiels dans les interactions et les résoudre par la diplomatie, maintenir des relations positives avec toutes les parties prenantes et gérer les situations de forte pression avec calme et discrétion.
• Documentation et rapports : tenir des registres précis, mettre à jour des listes complètes des hauts fonctionnaires des membres du GPP, des hauts fonctionnaires des pays contributeurs de troupes à la FRG, des hauts fonctionnaires du système des Nations unies, des hauts fonctionnaires de l'OEA, du personnel diplomatique et des hauts fonctionnaires du gouvernement haïtien, et préparer la correspondance officielle et les rapports liés aux activités protocolaires.
• Produire le plan de travail du chargé du protocole pour approbation par le CdC.
• Fournir les données et les informations relatives à la fonction demandées pour éclairer le processus de soumission et d'examen du budget de la FRG.
• Veiller à ce que des notes de prise en charge des fonctions soient rédigées afin de garantir la transmission des connaissances institutionnelles aux agents du protocole remplaçants ou entrants.

Le CdC peut demander au chargé du protocole d'exercer d'autres fonctions, si nécessaire.



CANADEM and its partners have a no-tolerance policy for inaction to prevent, respond to and follow up on alleged cases of Sexual Exploitation, Abuse, and Harassment (SEAH). For this reason, we adhere to all policies, procedures and training of the United Nations on The Prevention of Sexual Exploitation, Abuse, and Harassment (PSEAH). CANADEM mandates all deployees successfully complete the PSEA online course. This e-learning course is composed of a set of lessons designed to raise awareness about SEAH, become familiar with a range of measures to combat SEAH, understand the impact on victims and the consequences for UN Personnel who commit Sexual Exploitation, Abuse, and Harassment.